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谁会做PPT？　第五讲　张弛有道把握PPT的节奏
作者：王小猪
　　今天，我给大家讲一个故事。说的是一个警察，有天打死了一个坏蛋，坏蛋在死之前打死了一个好人，好人在死之前救了另一个好人，另一个好人刚好就是那个警察。这故事有趣吗？
　　我国古代的诗文写作讲究“起、承、转、合”，这个理念后来又被延伸到志怪小说当中，大体上就是要求讲故事的人必须注意节奏，不能从头到尾都平铺直叙，也不能从头到尾都是高潮。我刚才讲的那个故事，如果编成香港电影，完全可以拍成四段刺激的枪战，可我相信不会有人喜欢，因为这个故事实在不动听——从头打到尾，还让不让观众喘气啦！
　　你一定已经想到了这一讲的主题，没错，就是PPT的节奏问题。我们在讲述一件事的时候，为了让对方听明白，就必须控制表达的节奏，过快，对方听不清，过慢，人家不耐烦。既然制作PPT就是制作沟通，那么PPT的节奏问题就必须得到重视。事实上，做PPT和讲故事一样，都需要按照一定的节奏去交代其中的信息，否则就难以实现充分而有效的沟通。如果说你看完了《谁会做PPT》的前四讲，还觉得自己是个刚入门的初学者的话，相信这一讲的内容会帮你到达一个新的层次。
　　许多刚刚开始写方案的朋友都会问，方案应该怎么写才算“对”？比如，他知道制订一个计划前要有目标，很多时候还得在目标之前分析一下背景信息，至于其他“应该有”的东西，他并不清楚，所以总是在问：“这页写完了，下面该写什么了？”
　　其实，用PPT做方案，绝对不是去按照既定的模式去填充内容，就像你和人聊天的时候不会去想“这句说完了，下句说什么才对”一样。很多不知道“下面该怎么写”的人，往往不是因为脑子里没有形成思路，而是不清楚如何把头脑中繁杂的想法一步一步地表现出来。这种分步骤表达自己所想，即“把握节奏”的能力，在PPT制作当中是最难养成的，也是最珍贵的一种能力。
　　●从跳跃思维到直线思维
　　我们必须把脑子里的复杂构思转换成“PPT语言”，才能让别人看懂。但你知道“PPT语言”的特点是什么吗？仔细观察一下PowerPoint主界面左侧的一串PPT缩略图，N个PPT页面组成了一条清晰的直线，这条直线恰好表现出了PPT语言的最大特点，即“直线思维”。
　　以中国传统文化为代表的东方智慧擅长跳跃思维。我们从小就接受“举一反三”、“窥一斑而知全豹”的教育，所以中国人普遍思维敏捷，善于联想；相比之下，西方人的思维讲求严谨和实证，是一种直线思维。对待同样的问题时，直线思维走出一步的时间，跳跃思维可以走出三五步甚至更远。但我们不要忘了，就算你的思维跳得再快，如果不能准确地传递给沟通对象，反而会降低沟通效率。这就是为什么很多人做出了自己非常满意的PPT方案，却不能令别人看懂——其实他的思路没有问题，只是PPT写得过于跳跃，别人又不知道他是怎么想的，能听懂反倒不正常了。
　　所以，在制作PPT尤其是做方案时，无论你的跳跃思维能力如何海阔天空，不管你妙手偶得了多少惊人的创意，在表达时还是得回到直线思维，按照严谨的逻辑，一步一步地解释给读者，这样才能实现精准、高效的沟通。
　　●直线思维下的逻辑问题
　　在直线思维模式下，各个PPT页面之间的逻辑问题变得非常重要。这一点有些类似于我们常说的“承上启下”，也就是说，每一页的内容不仅要对自己这一页负责，还要照顾到上一页和下一页的连贯性，让读者在阅读时不会产生迷惑。要理解这一点，我们还需要一个例子。
      某数码厂商推出了一代全新的MP4播放器，由于采用了更先进的解决方案，生产成本可以压得非常低。于是，厂商的市场部人员在策划推广方案时做出了这样的PPT页面：
　　产品特色：黑白时尚色彩设计、售价仅为大厂产品的50%；
　　因此，广告推广应主要面向18～30岁的年轻人。
　　我们从整个PPT方案中节选这两页出来，乍看之下好像顺理成章，“时尚MP4，好用不贵”，本来就应该卖给年轻人，难道这也有问题？
　　是的，虽然方案本身没有错，但那两页方案在逻辑上并不完整。比如，黑白时尚的色彩设计和18～30岁的年轻人有何关联？为什么“售价仅为大厂产品的50%”会吸引年轻人关注？这两个问题如果不说清楚，就无法得出“主要面向18～30岁的年轻人”的结论。直线思维要求PPT制作者必须能够环环相扣、自圆其说，否则，每一个“被跳过”的重点，都可能变成受人质疑的对象。其实，这两页PPT稍加改动就可以变得更严谨：
　　产品特色：黑白时尚色彩设计、售价仅为大厂产品的50%；
　　列举市场上热卖的MP4产品，进一步说明这些产品都以年轻人为主要顾客群；
　　提供调查数据，说明18～30岁的年轻人对MP4的购买力情况与新品价格相符；
　　因此，广告推广应主要面向18～30岁的年轻人。
　　事实上，在许多现代企业中，直线思维已经成为日常沟通的思维模式，在三星、LG、东芝等企业中，这一点尤为明显。
　　任何人说话、办事都应该符合直接、明显的逻辑，这种方式表面上有点烦琐，却能给员工更强的责任感，也就是所谓的“be resonable”。
　　●站在读者的立场思考
　　多年前，一位营销界的前辈对我说：“小兄弟，你做的方案创意十足，但缺乏说服力。”从那以后很长时间，我一直在思考所谓“说服力”的问题，猛然醒来，才发现所谓说服力，正是站在读者立场思考的能力啊！
　　人与人之间为什么要沟通？就是因为无法彼此认同，所以，在绝大多数情况下，沟通之前，被沟通的一方（听众、读者、客户）对于讲解一方的观点，会持默认的否定态度。而沟通的过程，则是将对方的否定态度不断转变为“同意”态度的过程。只有当你站在对方的立场思考，搞清楚他每到一段时间，会产生什么样的问题，再把这些问题融入方案里，适时地给予解释，才能创造所谓的“说服力”（如图1）。
　　所以，如果你一时无法把握“直线思维”的逻辑特点，就尝试着站在一个否定的立场，近乎苛刻地给自己的方案挑毛病吧。当你能够解决掉大部分自己提出的问题时，你的方案也会不知不觉地变得严谨而通顺。
　　与其花时间读说服术，不如站在读者的角度给自己提几个问题
　　●把控全局，合理分配重点信息
　　接下来，我们可以谈谈控制PPT节奏的技巧。对初学者来说，想清楚整个方案的内容是第一步，然后根据方案的需要，将重点信息按顺序排布出来，形成一个提纲。有了这个提纲，撰写PPT方案的时候就会轻松许多。需要强调的地方，我们就用几页PPT制造一个小高潮，从而加深阅读者或者听众的印象。
　　以一个最简单的产品推广方案为例，我们可以在整个方案开始的部分，把目录清晰地展现出来，这样，读者在一开始就能了解到整个方案的结构（如图2）。如果方案很长，我们甚至可以把目录穿插在方案各部分之间，比如，第二部分开始前，把目录页面拷贝过去，然后将第二部分“用户分析”以加粗、变色、增加底纹等方式加以突出，读者看到第二部分之前就会明白“到第二部分了”——这是一种利用目录，人为地在PPT中制造节奏的方式——虽然很俗，但很实用。
　　所谓“人为地制造节奏”，就是要把原本十分紧凑的方案切割开来，变得更容易阅读。我们以前曾经说过，听众的记忆力和注意力不能总是绷紧，制造节奏有利于帮助听众形成印象。除了反复再现目录之外，我们还可以通过变换模板的颜色来制造间隙，还可借助含有一定意义的大图（如图3）来适当缓解听众的疲劳。另外，对于比较重要的页面，使用“忽略母板背景图形”，改用全黑背景，则可以起到明显的突出作用。
　　PPT的节奏问题我们暂且告一段落。最后，我还想和大家分享一个珍贵的经验。其实，真正出色的方案无外乎两种：一种纯以创意取胜，甚至达到令读者一看就想尝试的地步，比如一些国际4A广告公司的品牌推广案；另一种虽然未必有绝佳的创意，但在逻辑上清晰、严谨，无懈可击。可是，在实际应用当中，不论是参与竞标还是做工作总结，后者获得认同的概率远远高于前者，即使在国内数一数二的广告、公关公司，真正的“金点子方案”一年也出不来几个。所以，作为PPT的初学者，脚踏实地练内功，把PPT的节奏掌握得游刃有余，才是进步的捷径。


　　教程讲座 谁会做PPT？ 第五讲图01　通过连续的提问来引导PPT节奏，是一种相对高级的控制方式


　　教程讲座 谁会做PPT？ 第五讲图02　只需一个简单的目录，就能帮你理清PPT结构
　　作者简介：王小猪，原名王冬，现任网际快车（FlashGet）信息技术有限公司品牌总监。此人从事媒体公关、品牌策划工作多年，先后为LG、腾讯、中华英才网等多家IT／互联网企业提供品牌服务，顺便练就了一手过硬的PPT制作技巧。奈何市场残酷，竞争无情，诸多PPT牛人虽有高超技艺，却深藏不露，秘而不宣。今小猪冒天下之大不韪，拿出看家本领与CCE的读者分享，主要是想帮助更多读者，从一个新的角度审视PPT这种沟通形式，或许可以柳暗花明又一村，豁然开朗。由于篇幅所限，难免有言之不详之处，还请列位高人手下留情，列为读者多多包涵。